Privacy policy

I.          Algemene gegevens.

In dit privacy beleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten, bezoekers en gebruikers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.

Daarom willen wij, aan de hand van dit privacy beleid u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte brengen welke gegevens bij uw bezoek van onze website, bij het invullen van het contactformulier en het afsluiten van een koop-/huurovereenkomst verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dit doen en over welke controlemogelijkheden u beschikt.

VASTGOED COVENTA BV vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen, daarom worden in dit privacy beleid verschillende termen extra uitgelegd.

a.         Verwerkingsverantwoordelijke.

Wat/wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij bezoek van de website, bij het invullen van een contactformulier op deze website en/of ingevolge het bekomen en/of uitvoeren van de opdracht of onderschrijven van een overeenkomst.

Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende het privacy beleid, onze gegevens kan u hier terugvinden:

b.         Kennisname en aanpassing.

Door gebruik te maken van onze website, de toepassingen en het invullen van het contactformulier bevestigt U kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.

Alsook door het vrijwillig meedelen van uw gegevens met het oog op afsluiten van een koop-/huurovereenkomst bevestigt U kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.

VASTGOED COVENTA BV behoudt zich het recht voor haar privacy beleid te allen tijde aan te passen, mits zij de gebruikers die hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen automatisch van kracht.

c.         Toepasselijk recht.

De verwerking van de persoonsgegevens binnen VASTGOED COVENTA BV is aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens onderworpen.

II.         Verzameling van persoonsgegevens.

a.         Definitie persoonsgegevens.

Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (vb naam, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, …) te worden verstaan die betrekking hebben op een identificeerbaar persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.

b.         Het gebruik van onze website en toepassingen.

Door het gebruik van onze website worden diverse persoonsgegevens verzameld, dit op verschillende manieren:

1. De persoonsgegevens worden door u zelf meegedeeld (vb. het contactformulier, … ) of deze die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten (vb. inlogmodule op onze website, online-profiel, overeenkomst…);
2. De persoonsgegevens die wij aan u toewijzen voor het gebruik van onze diensten (vb. klantennummer, afkortingen, …).

De verschillende manieren van verzameling van persoonsgegevens zijn natuurlijk onderworpen aan eigen specifieke bepalingen en voorwaarden in de privacywetgeving. Daarom is het belangrijk dat de verschillen tussen voormelde manieren van verzameling geduid worden.

1.           De gegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld.

Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, email, telefoonnummer zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze onlinediensten (het gebruik van het contactformulier, het gebruik van onderdelen van de website waarvoor registratie nodig is, het bepalen van de opdracht …) en dienen door uzelf aan ons meegedeeld te worden.

Afhankelijk van de dienst die u wenst te gebruiken, kunnen volgende categorieën van persoonsgegevens worden gevraagd:

De door u verstrekte gegevens worden geacht correct en volledig te zijn. Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor u, als gebruiker de toegang tot onze diensten te ontzeggen.

2.           Automatische verzameling van persoonsgegevens.

Aan de hand van cookies en tracking-technologieën worden verschillende persoons- en andere gegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, dit gewoon door een bezoek aan onze website:

Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd en kunnen dus niet gekoppeld worden aan persoonlijke identificatiegegevens, waardoor een identificatie van de betrokkene voor de verwerkingsverantwoordelijke niet mogelijk is.

Uiteraard wordt, indien nodig, op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en tracking-technologie gevraagd. Dit aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website.

c.         Contractuele relatie.

Bij het afsluiten van een verkoop- en/of huurovereenkomst door bemiddeling van VASTGOED COVENTA BV worden natuurlijk verschillende gegevens verzameld die noodzakelijk zijn om de overeenkomst te kunnen afsluiten, dit betreffen volgende persoonsgegevens:

      A. Verkoopovereenkomsten:

      B. Huurovereenkomsten:

Zonder deze gegevens is er geen mogelijkheid tot het afsluiten van enige overeenkomst, daarom dienen door u verstrekte gegevens correct en volledig zijn.

Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor de overeenkomst te verbreken en maken wij reeds voorbehoud voor schade.

d.         Geen verwerking van gevoelige persoonsgegevens.

Zoals de wet voorschrijft, worden er geen gevoelige gegevens zoals de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele voorkeuren, gezondheid en het lidmaatschap van een vakvereniging door ons verwerkt.

III.        Doeleinden van verwerking.

a.         Definitie.

Onder de verwerking van persoonsgegevens die door ons verzameld worden, verstaan wij elke verwerking die betrekking heeft op het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen en vernietigen.

b.         Doeleinden bij het gebruik van onze website en toepassingen

De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.b van onderhavige policy (vb. weergeven van de immo-portefeuille, weergeven van overzichten en statistieken per pand of regio, …)  is noodzakelijk voor het bereiken van de door ons vooropgestelde doeleinden:

1. Commerciële opvolging:

U te contacteren voor onze commerciële doeleinden en te informeren over ons aanbod (o.a. eigendommen, panden, gronden, …)  op basis van uw voorkeuren.

1. Direct Marketing:

Onze nieuwsbrieven/info mede te delen en aanbiedingen af te stemmen op de door u meegedeelde voorkeuren, in het verleden. Dit ten einde u enkel het nieuws en commerciële aanbiedingen te bezorgen die u werkelijk interesseren of beantwoorden aan uw profiel.

1. Marktonderzoek:

Uw gegevens en profiel te gebruiken voor het onderzoek voor en van de marktsituatie van onze producten en diensten.

Zo zorgen wij ervoor telkens de bestaande diensten te innoveren en nieuwe bemiddelings-, marketing- en advertentiediensten op de markt te lanceren.

1. Informeren:

Uw gegevens zoals gevraagd bij het gebruik van onze diensten zijn belangrijk voor de uitvoering van de opdracht. VASTGOED COVENTA BV krijgt zo o.a. een overzicht van prospecten per pand.

1. Opmaken van statistische gegevens:

De verzamelde gegevens weer te geven in verschillende overzichten, tabellen en grafieken dit per pand, regio en/of opdrachtgever om de bemiddelings-, marketing- en advertentiediensten te beoordelen en bijkomend te verbeteren.

1. Adverteren:

Onroerende goederen zoals huizen, appartementen, gronden, bedrijfsgebouwen, enz… te afficheren en te adverteren via verschillende communicatiemiddelen (portaalsites, websites, sociale media, … )

c.         Doeleinden van de verwerking bij contractuele relatie.

De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.C van onderhavige policy (vb persoonlijke identificatiegegevens, financiële gegevens, solvabiliteit,) is noodzakelijk voor (zo van toepassing) de uitvoering van de overeenkomst

1. Solvabiliteitsonderzoek alvorens het afsluiten van de koop-/huurovereenkomst:

Voorafgaandelijk een overeenkomst met de betrokkene door bemiddeling van VASTGOED COVENTA BV af te sluiten, worden verschillende gegevens opgevraagd ten einde een beeld te kunnen vormen van de financiële situatie van de kandidaat-koper/huurder.

Deze analyse betreft geen profilering, noch is er sprake van een geautomatiseerde besluitvorming gezien er geen sprake is van een geautomatiseerde verwerking. Iedere aanvraag en mededeling van gegevens wordt door de dossierbeheerder gerapporteerd aan de opdrachtgever. Dit valt tevens binnen onze wettelijke verplichting als vastgoedmakelaar.

1. Bijstand te verlenen door het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract:

De door u meegedeelde persoonsgegevens zijn dienstig om u te contacteren en informatie te bezorgen over de specificaties van het onroerend goed zoals de prijs, vergunningen, modaliteiten, oppervlakte, beschikbaarheid, …

1. Opmaak, redactie en afsluiten van de koop-/huurovereenkomst:

Het opmaken van een overeenkomst kan niet zonder het vermelden van persoonlijke identificatiegegevens om de partijen te identificeren, noch zonder een omschrijving van het onroerend goed, welke het voorwerp van de overeenkomst uitmaakt.

1. Beheer van de lopende contracten en klantenadministratie:

Naast de bemiddeling van VASTGOED COVENTA BV bij het afsluiten van een koop-/huurovereenkomst dienen wij in staat te zijn om de wettelijke boekhoudingkundige en administratieve verplichtingen te voldoen, facturatie op te volgen, verzoeken te behandelen, enz.…

Wanneer een huurovereenkomst is afgesloten, dienen wij voor onze klant-opdrachtgever de naleving en eerbiediging van huurovereenkomst te kunnen verifiëren (storten huurwaarborg, indexatie) en te kunnen antwoorden op verzoeken tot tussenkomst van de verhuurder (zoals herstellingen, problemen met het pand, …).

De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.C van onderhavige policy gebeurt ook op grond van onze gerechtvaardigde belangen. Deze verwerking stelt ons in staat om nieuwe projecten te ontwikkelen, het beschikbaar vastgoed te promoten, een commerciële opvolging te voorzien als bijkomende service, onze nieuwe projecten u ter kennis te brengen, onze marketingacties te evalueren en zo nodig te innoveren.

1. Beheer van de vastgoedportefeuille

Het centraal beheer van de alle overeenkomsten (koop en huur) stelt ons in de mogelijkheid om te allen tijde onze vastgoedportefeuille te actualiseren en aan te passen waar nodig.

De lopende huurovereenkomsten worden actueel in kaart gebracht om de termijnen te respecteren, indexatie op te volgen, huurprijzen aan te passen, …

1. Commerciële opvolging, dit enkel bij het afsluiten van een koop-/huurovereenkomst:

U te contacteren voor onze commerciële doeleinden en te informeren over ons aanbod (o.a. eigendommen, panden, gronden, …)  op basis van uw voorkeuren.

1. Direct marketing, dit enkel bij het afsluiten van een koop-/huurovereenkomst:

Onze nieuwsbrieven/info mede te delen en aanbiedingen af te stemmen op de door u meegedeelde voorkeuren, in het verleden. Dit ten einde u enkel het nieuws en commerciële aanbiedingen te bezorgen die u werkelijk interesseren of beantwoorden aan uw profiel.

Niet enkel zijn de door u meegedeelde persoonsgegevens noodzakelijk voor opmaak en uitvoering van de overeenkomst of onze gerechtvaardigde belangen, ook is het een wettelijke verplichting bepaalde gegevens te verzamelen.

1. Antiwitwaswetgeving.

In het Reglement van 30 juli 2013 ter uitvoering van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, wordt ons opgelegd om bepaalde gegevens, zoals het nummer van uw identiteitskaart, op te vragen.

1. Registratie van huurovereenkomsten.

Sinds 01 januari 2007 dient een huurovereenkomst tot hoofdverblijf plaats te worden geregistreerd. Hiervoor dienen wij te beschikken over het rijksregisternummer van de partijen.

d.         Kwaliteit en belangenafweging.

Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en wettelijkheid van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Hierbij nemen wij alle nodige maatregelen om de gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.

Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de gegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die “ooit wel” eens van toepassing zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.

IV.       Bewaartermijn gegevens.

De persoonsgegevens worden bewaard voor de volledige duurtijd die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van onze verwerkingsdoeleinden. Een langere bewaring of verdere verwerking dan nodig voor de doeleinden te bereiken wordt niet gedaan.

Om deze termijnen ook voor u beter te kunnen duiden, dient ook hier eenzelfde onderverdeling tussen onze activiteiten worden doorgevoerd:

a.         Bewaartermijn bij het gebruik van onze website en toepassingen.

De persoonsgegevens worden bewaard voor een periode van 10 jaar om nadien te worden verwijderd of minstens geanonimiseerd te worden, waardoor identificatie van de gebruikers niet meer mogelijk is. Indien de betrokkene zich uitschrijft voor direct marketing worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd tenzij dit verder nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.

b.         Bewaartermijn bij contractuele relatie.

De bewaartermijnen bij een contractuele relatie zijn gelinkt aan wettelijke en fiscale termijnen. Deze termijnen worden wettelijk opgelegd en het is onze taak om aan deze verplichtingen te voldoen.

Deze verschillende wetgevingen (anti-witwaswetgeving en fiscale wetgeving) vermelden enkel minimumtermijnen. Toch zullen wij uw gegevens langer bewaren dan er wettelijk minimaal wordt voorgeschreven, dit om u een adequate en correcte dienst na verkoop te kunnen bieden. Daarom worden volgende termijnen door ons weerhouden:

-        10 jaar voor de facturatiegegevens;

-        10 jaar voor uw gegevens in het kader van de antiwitwaswetgeving;

-        10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid;

Tenzij een langere bewaring zich opdringt gezien deze nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.

V.        Doorgeven van persoonsgegevens.

VASTGOED COVENTA BV kan uw persoonsgegevens aan anderen doorgeven. Hier moet een onderscheid gemaakt worden tussen verwerkers, gerechtelijke autoriteiten of politiediensten en derden (geen verwerkers).

1. De doorgave van uw persoonsgegevens aan verwerkers.

De doorgave is noodzakelijk voor de verwezenlijking van onze doeleinden namelijk verkoop en/of verhuur van onze onroerende goederen, statistisch onderzoek, het voeren van publiciteit, …

Hiervoor werken wij samen met derde partijen of onderaannemers zoals IT-dienstverleners, reclamebureaus, …

1. Er een wettelijke verplichting is tot doorgave van uw gegevens of op verzoek van gerechtelijke autoriteiten of politiediensten.

Dit betreft onder meer het doorgeven van uw gegevens samen het identiteitskaartnummer aan de bevoegde diensten, zoals het CFI of Cel voor Financiële Informatieverwerking, dit op grond van het Reglement van 30 juli 2013 ter uitvoering van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

1. Doorgave aan derden

Bij ondertekening van de makelaarsopdracht geeft de opdrachtgever (koper of verhuurder) de toestemming om persoonsgegevens aan derde partijen door te geven, dit ter uitvoering van de makelaarsopdracht.

Het betreft het doorgeven van persoonsgegevens aan financiële/juridische dienstverleners als schatters, banken, verzekeringen, … alsook de doorgifte aan verschillende mediaondernemingen zoals websites, magazines, kranten, social media, … ten einde publiciteit rondom het aanbod te kunnen voeren.

Wel dient erop gewezen te worden dat er geen doorgave naar landen buiten EU en VS plaatsvindt.

VI.       Rechten betrokkene

a.         Recht op informatie

Volgens de wettelijke bepalingen dient VASTGOED COVENTA BV als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy beleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.

Afhankelijk van de weerhouden rechtsgrond voor de verwerking kunnen bepaalde rechten al dan niet worden uitgeoefend. Ten einde een duidelijk overzicht te bieden wordt hieronder een schematisch overzicht weergegeven waaruit uw rechten kunnen bestaan:

b.         Recht op toegang

U heeft het recht om van VASTGOED COVENTA BV, als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …

Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken, zonder bijhorende administratieve kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt zal VASTGOED COVENTA BV hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

c.         Recht op verbetering

Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.

Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde gegevens kan laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.

De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

d.         Recht op verzet

U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.

Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.

-        Algemeen recht op verzet:

U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.

Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen deze verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.

U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.

-        Recht op verzet inzake direct marketing:

U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

e.         Recht om vergeten te worden

Zonder onredelijke vertraging kan u, uw persoonsgegevens op eigen naam, laten wissen. Dit op voorwaarde dat:

-    De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of

    verwerkt zijn;

-    U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;

-    De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;

-    De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

f.          Recht om persoonsgegevens te verkrijgen

U heeft het recht om op aanvraag aan de verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens die VASTGOED COVENTA BV bezit op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

Dit kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke dan VASTGOED COVENTA BV.

Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw persoonsgegevens naar een andere onderneming vragen.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

g.         Procedure uitoefening rechten

Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de, al dan niet gemotiveerde, aanvraag samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per mail op te sturen naar:

h.         Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken

Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit: